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[Canvas] Catalogo dei dati
CATALOGO DEI DATI
Il catalogo dei dati rappresenta una componente fondamentale per qualsiasi organizzazione che voglia gestire in modo efficiente e responsabile le proprie informazioni.
La creazione di questo catalogo consente di apportare chiarezza e garantire trasparenza riguardo alle informazioni aziendali.
Nel dettaglio, offre una enumerazione delle tipologie di dati disponibili, ne specifica la provenienza e ne definisce le modalità di utilizzo.
Questa chiarezza e trasparenza svolgono un ruolo cruciale nell’ambito delle decisioni informate basate sui dati, promuovendo l’accesso a informazioni chiare e condivise da parte di tutti i dipendenti.
Inoltre, il catalogo dei dati assume un’importanza strategica nella gestione dei rischi, in quanto la conoscenza approfondita dei dati e delle rispettive fonti consente di individuare potenziali vulnerabilità o esposizioni critiche.
COME UTILIZZARE IL CANVAS
Fonti
Elencare tutte le fonti da cui provengono i dati. Queste fonti possono includere database interni, sistemi esterni, strumenti di raccolta delle informazioni, sensori, documenti cartacei o qualsiasi altra origine di dati rilevanti per l'azienda.
Tipi di dati
Specificare i tipi di dati che vengono archiviati o raccolti da ciascuna fonte. Questi tipi possono includere dati strutturati (ad esempio dati numerici, testuali, data/ora), dati non strutturati (ad esempio documenti, immagini) e dati semi-strutturati (come dati JSON o XML).
Responsabili
Indicare chi è responsabile per la gestione e la manutenzione dei dati provenienti da ciascuna fonte. Questo potrebbe includere il nome del dipendente o del team responsabile della cura dei dati.
Modalità di Accesso
Spiegare come i dati possono essere accessibili. Ad esempio, possono essere accessibili solo tramite autorizzazioni, API, strumenti specifici o essere di accesso pubblico?
Storia
Fornire una breve descrizione storica di ciascuna fonte di dati. Questo può includere informazioni su quando è stata creata la fonte, quando è stata modificata e quali cambiamenti significativi ha subito nel tempo.
Utilizzo
Descrivere come i dati provenienti da ciascuna fonte vengono utilizzati all'interno dell'azienda. Questo può includere scopi operativi, analitici, decisionali o altre finalità specifiche.
Policy
Indicare a quale policy aziendale si riferisce ciascuna fonte dati. Questo può essere il riferimento a policy di sicurezza dei dati, policy di accesso o qualsiasi altra policy pertinente.
Collegamenti
Descrivere relazioni o collegamenti tra le diverse fonti di dati. Ad esempio, indicare che i dati dei fornitori sono collegati ai dati sugli ordini dei clienti.
Scadenze Conservazione
Specificare per quanto tempo i dati devono essere conservati prima di essere eliminati o archiviati. Questo può essere basato su requisiti legali o aziendali.
GUIDA ALLA COMPILAZIONE
Qui di seguito una serie ulteriori informazioni utili a cui rispondere per creare un catalogo dei dati coerente, completo e sulla quale fare affidamento.
Fonti
Elencare tutte le fonti da cui provengono i dati.
Questo dovrebbe includere una descrizione completa e dettagliata di ogni origine di dati, come il nome del sistema, la posizione fisica dei dati, il fornitore del software o qualsiasi altra informazione rilevante.
Ad esempio, per il “Database di produzione“, specifica il nome del database e la sua posizione fisica.
Tipi di dati
Per ciascuna fonte dati, descrivere i tipi di dati archiviati o raccolti.
Questo dovrebbe includere una lista completa delle tipologie, come dati numerici, testuali, data/ora, immagini, documenti, ecc.
Ad esempio, nel caso dei “Dati dei fornitori“, elenca tutti i tipi di dati correlati ai fornitori.
Responsabili
Indicare chi è responsabile della gestione dei dati provenienti da ciascuna fonte.
Questo dovrebbe includere il nome dei dipendenti o dei team responsabili e le loro mansioni specifiche.
Ad esempio, puoi specificare che il “Database di produzione” è gestito dal dipartimento di produzione, con il responsabile del database Marco Rossi.
Modalità di Accesso
Spiega come i dati possono essere accessibili indicando se è necessaria un’autorizzazione speciale per accedere ai dati, se sono accessibili tramite API, strumenti specifici o se sono di accesso pubblico.
Ad esempio, per i “Dati sugli ordini dei clienti“, potresti indicare che sono accessibili solo al team delle vendite tramite un’applicazione web interna.
Storia
Fornire una breve descrizione storica di ciascuna fonte di dati includendo informazioni su quando è stata creata la fonte, se ci sono state modifiche significative nel tempo e chi le ha apportate.
Ad esempio, per il “Database di produzione“, puoi scrivere che è stato creato nel 2010 e ha subito aggiornamenti annuali da parte del dipartimento di produzione.
Utilizzo
Descrivere come i dati provenienti da ciascuna fonte vengono utilizzati all’interno dell’azienda specificando se vengono utilizzati per scopi operativi, analitici, decisionali o altri scopi specifici.
Ad esempio, per i “Dati di manutenzione delle macchine“, puoi indicare che vengono utilizzati per pianificare la manutenzione preventiva e per monitorare le prestazioni delle macchine.
Policy
Indicare a quale policy aziendale si riferisce ciascuna fonte dati.
Questo dovrebbe essere un collegamento diretto alle policy pertinenti che disciplinano la gestione e la sicurezza.
Ad esempio, per i “Dati dei fornitori“, inserisci un collegamento alla policy aziendale sulla gestione dei dati dei fornitori.
Collegamenti
Evidenziare se ci sono relazioni o collegamenti tra le diverse fonti di dati.
Ad esempio, se i “Dati sugli ordini dei clienti” sono collegati ai “Dati dei fornitori” perché includono informazioni sui fornitori, indicane la relazione.
Scadenze Conservazione
Specificare per quanto tempo i dati devono essere conservati prima di essere eliminati o archiviati basandosi su requisiti legali, normativi o aziendali.
Ad esempio, per il “Database di produzione“, puoi specificare che i dati devono essere conservati per 5 anni a scopo di audit.
Sul versante della conformità normativa, il catalogo dei dati rappresenta un punto di riferimento centrale per dimostrare la coerenza con le leggi e i regolamenti.
Questo strumento consente di evidenziare l’adeguata protezione delle informazioni in conformità con le normative vigenti.
In termini di efficienza operativa, il catalogo dei dati offre numerosi vantaggi.
La conoscenza della disponibilità e delle fonti delle informazioni agevola l’ottimizzazione dell’accesso e dell’utilizzo dei dati stessi.
Ciò si traduce in un notevole miglioramento dell’efficienza operativa, permettendo ai dipendenti di accedere in modo rapido e semplice alle informazioni necessarie per svolgere le proprie attività.
Inoltre, il catalogo dei dati costituisce un prezioso supporto per il processo decisionale.
Fornendo un accesso a informazioni chiare e affidabili, consente di prendere decisioni maggiormente informate e basate su dati concreti, contribuendo all’ottimizzazione delle strategie aziendali.
Infine, promuove la collaborazione tra il personale poiché una comprensione condivisa dei dati facilita la cooperazione tra i vari dipartimenti aziendali, semplificando il lavoro su progetti e iniziative comuni.